Ximian Evolution, die kostenlose Outlook-Alternative für Linux, vereint E-Mail-Client, Kalender, Kontakt- und Aufgaben-Management in einer Anwendung. Dabei wartet Evolution mit E-Mail-Funktionen wie beispielsweise dem so genannten Threaded Mail View, der Unterstützung von Text- und HTML-Mails, der automatischer Nachrichtenindexierung und so genannten vFoldern auf, die eine kontextbasierte Sicht auf E-Mails bieten. In Verbindung mit dem Ximian Connector erlangt Ximian Evolution zusätzlich die Funktionalität eines MS Exchange 2000/2003-Clients. In diesem einführenden Kapitel zeigen wir, was Evolution zu bieten hat.

Evolution auf dem Fedora-Desktop. Über die Startleiste kann die Kommunikationszentrale bequem gestartet werden.

Unter Linux ist man es gewohnt, dass für einzelne Aufgabenbereiche spezifische Anwendungen zum Einsatz kommen. Anwendungen, die gar mehrere Aufgabenbereiche abdecken, sind die Ausnahme. Eine dieser Ausnahmen ist auch Evolution. Wie bei kaum einem anderen Programm zeigen sich hier die Vorzüge der Integration von E-Mail- und Kalender-Funktionalität, Kontaktdaten sowie Aufgabenlisten. In der Praxis erweist es sich als ausgesprochen nützlich, wenn E-Mail-Adressen anhand der Einträge im Adressbuch beim Erstellen einer E-Mail automatisch komplettiert werden oder ein per Mail erhaltener Termin mit der Bestätigung zugleich in den Kalender eingetragen wird.

Der Einrichtungsassistent führt den Anwender durch die Programmkonfiguration.

Der Vorteil für den Anwender: Er muss nicht mit mehreren Anwendungen jonglieren. Außerdem werden Fehlerquellen beim Datenabgleich und der Abstimmung minimiert. Die Kommunikationszentrale Evolution öffnet wie sein Windows-Vorbild Outlook auch nicht beim Umschalten zwischen seinen Modulen neue Fenster. Vielmehr lassen sich alle Aktionen in einem Hauptfenster durchführen. Ein weiterer Vorteil: Der Anwender behält den Überblick und kann sich quasi auf einen Blick einen Überblick verschaffen.

Evolution stellt neben den am jeweiligen Tag anliegenden Terminen und Aufgaben auch einen kurzen Überblick über neue E-Mails in der Inbox zusammen.

Die Kommunikationszentrale unterstützt sowohl POP3 als auch IMAP, kann aber auch mit dem Mbox-Format und dem Maildir-Format umgehen. Evolution unterstützt sowohl das SSL für IMAP/POP zur gesicherten Übertragung der E-Mail, als auch SSL für eine gesicherte Authentifizierung.

Nicht minder wichtig für Umsteiger: Evolution kann bestehende Mail-Ordner, Kalender- und Kontaktlisten importieren. Es versteht dabei sowohl das Outlook-Format .pst, als auch LDAP-Dateien (.ldif) sowie iCal und vCard. Und: Evolution ist deutlich weniger anfällig gegen Attacken von außen, als es seine Windows-Vorbilder sind.

1.1 Einstieg in der Praxis

Schauen wir uns an, wie man mit Evolution in der Praxis arbeitet. Zu Beginn steht die Installation und Konfiguration von Evolution. Beides bereitet einem routinierten Linux-Anwender in der Regel keine Probleme. Auch deshalb nicht, weil Evolution inzwischen zur Standardausstattung von Linux-Distributionen gehört und sich über die jeweiligen Paketmanagementfunktionen einfach installieren und deinstallieren lässt.

Evolution öffnet beim ersten Start den Einrichtungsassistenten, der die relevanten Daten wie Server und Benutzerkennung entgegennimmt. Anschließend kann das Programm vollständig hochgefahren werden. Die Schnittstelle präsentiert das Outlook-typische Design: links die verschiedenen Funktionen und Aufgabenbereich, rechts die zugehörigen Optionen, Dialoge etc. Die so genannte Zusammenfassung präsentiert das Wetter (so denn eine Internet-Verbindung zu dem Wetterdienst aufgebaut werden kann), die Mail-Zusammenfassung, Termine und Aufgaben.

Über die Symbolleiste und die Schaltfläche Neu werden die wichtigsten Aktionen durchgeführt.

Die wichtigsten Aktionen wie das Versenden und Abrufen neuer Mails und das Erstellen neuer Nachrichten, neuer Termin etc. sind über die Symbolleiste verfügbar.

1.2 Mailversand mit Evolution

Die wichtigste Aufgabe von Evolution ist der Mailversand. Der Konfigurationsassistent hat bereits alle relevanten Daten wie Server-Adressen und Benutzerkennung entgegengenommen. Damit ist Evolution prinzipiell einsatzbereit – zumindest wenn man seine Mails per POP3 und SMTP abholt bzw. verschickt. Um mit MS Exchange arbeiten zu können, wird der Ximian Connector for Microsoft Exchange benötigt. Dazu später mehr.

Bei „normalen“ Mail-Konten sind keine weiteren Einstellungen erforderlich. Man kann quasi direkt loslegen und seine Nachrichten über den Button Verschicken/Abrufen übertragen.

Für das Erzeugen von Mails klickt man in der E-Mail-Übersicht auf "Neu > E-Mail-Nachricht". Es öffnet sich der Dialog "Nachricht verfassen". Über den Mail-Client-typischen Dialog verfasst man seine Nachrichten, formatiert die Mails und greift gegebenenfalls auf das Adressbuch zurück. Auch das Anfügen am Dateianhängen ist einfach. Nachrichten können wie man es von vergleichbaren Programmen kennt, auch im Entwurfsordner abgelegt werden.

Der Nachrichteneditor.

Eine Besonderheit von Evolution ist die Unterstützung des IMAP-Offline-Modus. Bei diesem Modus werden Änderungen in den Mailboxen auf dem Server auf dem lokalen Rechner nachvollzogen. Änderungen in den lokalen Mail-Ordnern, die offline gemacht wurden, werden bei der nächsten Internetverbindung wieder auf den Server übertragen. Um diese Funktion nutzen zu können, führt man einfach den Befehl "Datei > Offline arbeiten" aus.

Das Aktivieren des Offline-Modus.

Evolution unterstützt auch den Versand von HTML-Mails. Standardmäßig verschickt Evolution allerdings keine HTML-Mails. Um das aktuellen Textformat in das HTML-Format zu konvertieren, wählt man einfach den Befehl "Format > HTML" im Nachrichteneditor. Über die Programmeinstellungen kann man allerdings auch die standardmäßige Verwendung von HTML aktivieren. Das Interessante an HTML-Mails sind die vielfältigen Formatierungsmöglichkeiten. So kann man beispielsweise Texte ähnlich einer Zeitschrift oder eines Werbeprospektes aufbereiten. Auch das Einbetten von Grafiken und Links funktioniert problemlos.

Über den Nachrichteneditor sind auch die Verschlüsselungsfunktionen verfügbar. Evolution unterstützt das Signieren mit PGP und der Verschlüsseln mit PGP. Sollen alle Nachrichten standardmäßig verschlüsselt werden, so nimmt man die entsprechende Einstellung in den Programmoptionen vor. Um die Verschlüsselungsfunktionen nutzen zu können, muss man allerdings zunächst Schlüssel erzeugen. Dazu verwendet man beispielsweise GPG, das ebenfalls den meisten Distributionen beiliegt. Eine weitere IMAP-spezifische Funktion sind die Ordnerabonnements, die über den Befehl "Werkzeuge > Ordner abonnieren" verfügbar sind.

Die Ordnerabonnements.

Für das Mail-Management stellt Evolution die verschiedensten Funktionen bereit. Hier sind insbesondere die Import-, Sortier- und Regelfunktionen zu nennen. Die Importfunktionen wurden natürlich gerade für potenzielle Umsteiger eingeführt. Evolution kann gängige bestehende Mails und Einstellungen importieren. Das Programm unterstützt insbesondere den Import folgender Formate:
- vCard
- iCalender
- Outlook Express 4
- LDAP Data Interchange Format (LDIF)
- MBox-Format.

Da alle heute verfügbaren Mail-Clients das Mbox-Format unterstützten, ist ein Datenaustausch weitgehend unproblematisch. Für den Import stellt Evolution über das Menü "Datei > Importieren" einen Importassistenten zur Verfügung.

Die Importfunktionen von Evolution.

Die Handhabung des Assistenten ist problemlos. Standardmäßig verwendet man die Option Daten und Einstellungen aus älteren Programmen importieren. Den Rest erledigt der Helfer.

Wichtig für das Mailmanagement ist außerdem, dass Evolution das Anlegen neuer Ablagen unterstützt. Über die Schaltfläche "Neu" können nicht nur neue Mails und Kontakte, sondern auch neue Ordner erstellt werden. Im zugehörigen Dialog legt man fest, um welchen Ordnertyp es sich handeln soll. Als Typen sind Aufgaben, E-Mail, Kalender und Kontakte möglich.

Um einen Blick auf die Ordnerstruktur werfen zu können, aktiviert man die Ordnerleiste über das Menü Ansicht. Eine individuell erzeugte Struktur kann später für das Sortieren eintreffender Mails verwendet werden. Mithilfe des Regelwerks lässt sich das Sortieren gar automatisieren. Die Regeln sind über das Menü "Werkzeuge > Filter" bzw. "Werkzeuge > Filter aus Nachricht erzeugen" verfügbar.

Ein neuer Ordner im Posteingang entsteht.

Führt man den Befehl "Werkzeuge > Filter" aus, so öffnet sich der Filterüberblick. Über die Schaltfläche "Hinzufügen" erzeugt man eigene Regeln. Dabei gibt man zunächst eine Bezeichnung an. Es folgt die Definition der Aktionen, die bei bestimmten Kriterien ausgeführt werden. Hat man verschiedene Filter und die damit verbundenen Regeln definiert, so kann deren Verarbeitungsreihenfolge über den Regelüberblick bearbeitet werden.

Diese Funktion eignet sich insbesondere für das Herausfiltern von Spam-Mails. Aber Vorsicht: Der fehlerhafte Einsatz dieser Funktion kann unangenehme Folgen haben, wenn man beispielsweise wichtige Mails versehentlich über das Regelwerk in den Mülleimer schiebt.

Die Kommunikationszentrale verfügt über flexible Regelfunktionen.

1.3 Mit Kontakten arbeiten

Der zweite wichtige Aufgabenbereich von Evolution ist die Verwaltung von Kontakten. Hierfür stehen leistungsfähige Kontaktmanagementfunktionen zur Verfügung.

Ein neuer Kontakt entsteht.

Die Kontaktübersicht präsentiert einen typischen Karteikarten-ähnlichen Dialog, der für jeden Buchstaben ein Register bereitstellt. Abhängig von der verwendeten Distribution findet man den einen oder anderen Eintrag.

Evolution erlaubt das Erstellen von Kontakten und Kontaktlisten. In Kontaktlisten werden mehrere Einträge zusammengefasst. Um einen neuen Eintrag oder eine neue Liste zu erstellen, klickt man auf "Neu > Kontakt" bzw. "Neu > Kontakliste" oder aber man klickt mit der rechten Maustaste in die Kontaktübersicht und führt den Befehl "Neuer Kontakt" bzw. "Neue Kontaktliste" aus.

Nach der Ausführung eines dieser Befehle öffnet sich der oben abgebildete Kontakteditor. Er besitzt drei Registerkarten für Kontakt-spezifische Informationen: Allgemein, Details und Zusammenarbeit. Auf dem Register "Allgemein" trägt man typische Kontaktinformationen wie Name, Anschrift und E-Mail-Adresse ein. Auf dem Register "Details" ist Platz für weiterführende Informationen, persönliche Daten und Notizen. Über das Register "Zusammenarbeit" kann man schließlich personenbezogene Daten über eine öffentliche Kalenderadresse und/oder Verfügbarkeitsadresse im Internet oder Intranet definieren. Aus dem Kontakteditor heraus können auch Kontakt weitergeleitet oder direkt kontaktiert werden.

Über den Kontaktlisteneditor verwaltet man ganze Kontaktlisten. Hier trägt man die Mitglieder eine Liste ein, die später mit bestimmten Informationen versorgt werden können.

Der Kontaktlisteneditor in Aktion.

1.4 Termine im Griff

Die dritte wichtige Aufgabe von Evolution ist die Terminverwaltung. Dabei kann eine Terminverwaltung für einzelne Anwender, aber auch im Zusammenspiel mit anderen Anwendern durchgeführt werden. In der Regel dient der Kalender als Ausgangspunkt für die Terminplanung. Hier hat man den gewünschten Überblick über alle an einem Tag, einer Woche oder einem Monat anstehenden Termine.

Klickt man in der Kalenderansicht auf den Button "Neu", so öffnet sich der Dialog "Termin Terminbezeichnung". Auch dieser Dialog weist wieder mehrere Register auf, über die man Termin-spezifische Einstellungen wie eine Zusammenfassung, Standort, Datum und Uhrzeit, Notiz und Dringlichkeit bestimmt.

Ein neuer Termin wird erzeugt.

Über das Register "Erinnerung" kann man sich in definierbaren Abständen vor einem Termin an diesen erinnern lassen. Auch die Wiederholung von bestimmten Terminen wird von dem Terminplaner unterstützt. Dazu wechselt man auf das Register Wiederholung nimmt dort die entsprechenden Einstellungen vor.

Klickt man im Dialog Termin auf die Schaltfläche "Besprechung", so öffnen sich zwei weitere Register: Planung und Besprechung. Es öffnet sich automatisch das Register "Besprechung", in dem neben dem Organisator weitere Teilnehmer eingeführt werden. Dabei ist auch der Zugriff auf das Adressbuch vorgesehen. Über die Schaltfläche "Andere einladen" werden die digitalen Einladungen verteilt.

Die Details für die Terminplanung.

Über das Register Planung steht eine Teilnehmerliste und eine relevante Kalenderübersicht zur Verfügung. Hier kann man erkennen, ob andere Anwender zum anvisierten Zeitpunkt verfügbar, nicht im Büro oder anderweitig beschäftigt sind.

Im unteren Fensterbereich kann der geplante Besprechungszeitpunkt manuell oder auch automatisch verschoben werden. Über das Auswahlmenü "Auto-Auswählen" kann man automatisch einen Termin wählen, zu dem alle Personen und Ressourcen, aller Personen und eine Ressource, benötigte Personen oder benötigte Personen und eine Ressource verfügbar sind. Einfacher geht es also kaum – vorausgesetzt, die Terminplanung der anderen Teilnehmer sind über einen internen Kalenderserver verfügbar.

1.5 Aufgaben verwalten

Auch die Aufgabenverwaltung gehört zu den Aufgaben von Evolution. Deren Funktionen fallen vergleichsweise sparsam aus. Über die Schaltfläche "Neu > Aufgabe" erzeugt man einen neuen Eintrag. Im zugehörigen Dialog gibt man auf dem Register "Grundlegend" allgemeine Einstellungen wie eine Zusammenfassung, eine Beschreibung, den Zeitpunkt sowie die Einstufung an.

Das Erstellen einer Aufgabe.

Auf dem Register "Details" wählt man Fortschritt-spezifische Einstellungen. Dazu gehört beispielsweise, ob bereits mit der Aufgabe begonnen wurde, welche Priorität sie besitzt und bis wann sie abgeschlossen sein soll. Außerdem kann sie über einen Server veröffentlicht werden.

Nachdem man eine Aufgabe erstellt hat, speichert man die Einstellungen über die Schaltfläche "Speichern". Sie taucht dann in der Aufgabenübersicht auf. Dort kann man die anfallenden Aufgaben sortieren, bestimmten Benutzern zuordnen, und, und, und.

1.6 Datenabgleich mit Palm Pilot

Eine weitere Besonderheit von Evolution ist das Abgleichmodul "Gnome Pilot", das über das Menü Werkzeuge verfügbar ist. Das Modul erlaubt den Abgleich mit Daten eines Palm Pilot.

Das Tool stellt einen einfachen Assistenten zur Verfügung, mit dessen Hilfe man zunächst die Einstellungen für die Docking-Station wie beispielsweise Name, Port, Geschwindigkeit und Typ bestimmt. Außerdem muss man die Pilot-Identifikation angeben. Anschließend können über den Hot-Sync-Knopf Daten zwischen beiden Systemen synchronisiert werden.

Das Pilot-Assistent für den Datenabgleich.

1.7 Evolution anpassen

Über die Programmeinstellungen kann Evolution optimal an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Auf dem zugehörigen Dialog stehen insgesamt sieben Einstellungsbereiche zur Verfügung. Sie reichen von den Einstellungen für die Mail-Konto, über Editor- und Ordner-spezifische Optionen bis hin zur Gestaltung der Benutzerschnittstelle.

Die Programmoptionen von Evolution.

Über die Einstellungen "E-Mail-Konten" kann man beispielsweise eine beliebige Anzahl an Mail-Konten erstellen, die von dem Client abgefragt werden. Über die E-Mail-Einstellungen legt man beispielsweise fest, ob HTML-Mails versendet werden und falls ja, welche Eigenschaften diese besitzen dürfen.

Eine weitere Besonderheit versteckt sich hinter der Funktion Verzeichnis-Server. Dahinter verbirgt sich der LDAP-Konfigurationsassistent, mit dem man LDAP-Server für die Abrufung von Benutzerinformationen einbindet. Mit vier weitgehend selbsterklärenden Schritten ist die Arbeit des Assistenten erledigt.

1.8 Exchange Connector

Das Highlight von Evolution ist der MS Exchange Connector. Diese Schnittstelle macht die Kommunikationszentrale zu etwas wirklich Besonderem, denn sie erlaubt es Evolution-Clients, auf Exchange-Server 2000/2003-Konten zuzugreifen. Einziger Haken: Diese Schnittstelle ist nicht kostenlos verfügbar.

Die Einstellungen für einen Exchange-Account.

Über den Connector kann man beispielsweise auf öffentliche Ordner zugreifen und Aufgaben delegieren. Die wichtigste Aufgabe stellt der Zugriff auf Mails, Adressbuch, Aufgabenliste und Kalenderfunktionen des Exchange Servers dar. Auch der Versand von Nachrichten über Exchange an andere Exchange-Benutzer über die Exchange-eigene Protokolle ist möglich. Der Connector selbst stellt eine benutzerfreundliche Schnittstelle bereit, über die Verwaltung von Accounts ein Leichtes ist.

Anhang A Referenz
Anhang B POP3, IMAP4, SMTP, vCard, iCalender & Co.